Festanstellung • Dortmund Office Manager Operations (m/w/d)

Über CE Design Technical Compliance GmbH
Wir sind die CE Design Technical Compliance GmbH – ein technisches Beratungsunternehmen mit Sitz in Dortmund. Unser Ziel: Let’s make the world a bit safer.

Wir unterstützen Hersteller dabei, Produkte sicher, normkonform und erfolgreich auf den Markt zu bringen. Dazu begleiten wir Unternehmen unter anderem bei CE-Kennzeichnung, Konformitätsbewertung, Risikobeurteilung, Normen- und Richtlinienrecherche, funktionaler Sicherheit sowie technischer Dokumentation. Dabei verbinden wir technisches Know-how mit praxisnaher Beratung und arbeiten eng mit unseren Kund:innen zusammen. CE Design beschreibt sich selbst als interdisziplinär arbeitendes Fachteam, das Unternehmen dabei unterstützt, Gesetze und Normen lückenlos einzuhalten. Was bieten wir dir?

Eine anspruchsvolle und außergewöhnlich abwechslungsreiche Aufgabe
Viel Eigenverantwortung und echte Gestaltungsmöglichkeiten
Kurze Entscheidungswege und unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
Ein attraktives, kollegiales Umfeld in einem kleinen, spezialisierten Team
Moderne IT- und Kommunikationswerkzeuge
Eine leistungsgerechte Vergütung
Die Möglichkeit, die weitere Entwicklung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten

Was erwartet dich?

Eigenverantwortliche Organisation des operativen Office-Tagesgeschäfts, z. B. Vorbereitung und Begleitung der Rechnungsstellung sowie kaufmännischer Prozesse: Du erstellst und bearbeitest Angebote, Bestellungen und Rechnungen.
Nachverfolgung offener Vorgänge, Angebote und Kundenrückmeldungen: Du unterstützt im Vertriebswesen.
Koordination von Terminen, Dokumenten, Korrespondenz und administrativen Abläufen: Du korrespondierst und kommunizierst mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Kolleg:innen und planst Termine.
Du unterstützt deine Kolleg:innen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
Pflege und strukturierte Nutzung unserer CRM-, Faktura- und weiteren digitalen Systeme: Du managst Dokumente und pflegst unsere Datenbanken.
Analyse, Dokumentation und Optimierung interner Prozesse: Du hinterfragst Prozesse und passt sie nach Bedarf an.
Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung moderner IT-gestützter Arbeitsabläufe: Du arbeitest dich in neue Softwaretools ein und wendest diese für eine effiziente Büroorganisation an.

Was solltest du mitbringen?

Abgeschlossenes Studium, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Business Management oder einem vergleichbaren Bereich, oder
Ausbildung im Büromanagement beziehungsweise eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Fachwirt-Fortbildung
Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Office-, Assistenz- oder Operations-Funktion (mindestens 5 Jahre)
Sehr sicherer Umgang mit modernen IT-Tools, Microsoft 365 sowie CRM- und Faktura-Systemen; Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil
Ausgeprägtes Organisationstalent und ein hoher Anspruch an Qualität, Verbindlichkeit und Termintreue
Professionelle, wertschätzende und adressatengerechte Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern
Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren, konsequent nachzuverfolgen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
Freude daran, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und pragmatisch zu verbessern
Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Unsere Bewerbungen laufen in der Regel in einem 3-stufigen System ab.
1. Kurzes Kennenlernen via Team-Meeting (10-15 Minuten)
2. Probearbeiten (an 2 Tagen)
3. Finale Abstimmungen mit erweitertem Kennenlernen (ca. 2 Stunden)

Unser Jobangebot Office Manager Operations (m/w/d) klingt vielversprechend?

Bei unserem Partner Workwise ist eine Bewerbung für diesen Job in nur wenigen Minuten und ohne Anschreiben möglich. Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt werden. Wir freuen uns auf eine Bewerbung über Workwise.

Unser Jobangebot Office Manager Operations (m/w/d) klingt vielversprechend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.